Documenteren
In het verleden heb ik veel tijd en energie geïnvesteerd in kennis vastleggen en delen. Een ERP implementatie is namelijk een mooi moment om hiermee te starten. Maar in de praktijk blijkt het vaak een doodlopende weg.
Waar doe je het eigenlijk voor?
Documenteren kost veel tijd en geld. Leidinggevenden verwachten dat medewerkers hun dagelijkse werkzaamheden op papier zetten. Consultants besteden uren aan het beschrijven van de to-be-situatie die na de testfase alweer achterhaald kan zijn. Het roept de vraag op: waar doe je het eigenlijk voor?
Veel brengen, weinig halen
Volgens mij zit het probleem vooral in het rendement. Bestaande documentatie wordt onvoldoende gebruikt. Terwijl een gebrek aan kennis groei en doorontwikkeling remt. Nieuwe mensen doen er langer over om ingewerkt te raken, en veranderingen kosten meer tijd en geld als processen niet goed begrepen worden. Er valt dus veel te winnen met kennisoverdracht.
Kennis halen met taalmodellen
Ik geloof dat het toegankelijk maken van kennis voor medewerkers een 'no-brainer' is. Je maakt vaak de kosten al. Je mist alleen het rendement. En met AI – en taalmodellen in het bijzonder – wordt de toegang tot kennis veel eenvoudiger. Ik zie daar een aantal redenen voor.
Presentatie
de vorm waarin kennis wordt vastgelegd, is minder belangrijk. Een flowchart kan handig zijn, maar vaak is het al uitdagend genoeg om met Word, PowerPoint of Excel te werken. Met een taalmodel kun je gewoon vragen stellen en direct het juiste antwoord krijgen.
Vindbaarheid
Eindeloos zoeken met trefwoorden op portals is verleden tijd. Een agent gebruikt vooraf vastgelegde bronnen en geeft een antwoord mét bronvermelding.
Inhoudsduiding
Of een document nu een werkinstructie, handleiding of procesbeschrijving is, maakt weinig uit. Het taalmodel haalt er gewoon de juiste informatie uit.
Context
Vragen ontstaan altijd vanuit een bepaalde rol. Een IT-medewerker en een finance-medewerker zoeken iets anders. Met een taalmodel kun je die context meenemen.
Experimenteren met Copilot
De komende tijd ga ik experimenteren met Copilot. Dat doe ik door een fictieve finance & control afdeling te documenteren. We gaan een afdeling op poten zetten met debiteuren, crediteuren, maandafsluitingen, BTW aangiftes en activabeheer. Via mijn blog deel ik mijn ervaringen – volg mee om te zien wat dit oplevert!
